O Jogo de Contratações




Na mídia

Baixe aqui a revista negócios públicos com a matéria sobre Contratações de Tecnologia da Informação: O Jogo

Acesse também o vídeo da entrevista no 11º Fórum Nacional de Pregoeiros, realizada em março de 2016, na Cidade de Foz do Iguaçu:

Contratações de Tecnologia da Informação: Entrevista NP

Entrevista Concedida em Janeiro de 2016 ao Grupo Negócios Públicos

Jornalista: Willian Bittar

1 – Quais são os principais erros dos fornecedores em um processo de contratação?

Um dos erros que destaco é o fornecedor querer uma agenda ou “forçar a barra” para ser recebido sem ter demanda por parte do gestor, responsável pela área. Muitas vezes o fornecedor não conhece nem o PDTI nem estrutura de TI e tenta apresentar uma solução fora da necessidade e que ainda por cima é motivada por uma área demandante, que pode ser diferente da área de tecnologia da informação. É importante o fornecedor pesquisar o contexto do órgão antes de oferecer uma solução. “Trocar cartão” é importante, aumentar a rede de contatos também, mas qual a prioridade para ambas as partes para que o encontro seja eficaz?

O gestor não tem a obrigação de recebê-lo, mas é importante sim o conhecer as soluções na fase de estudo técnico preliminar, pois quando se toma uma decisão, da pergunta: “vale a pena comprar?” sabe-se que é o mercado, em algum nicho específico, quem irá fornecer o bem ou serviço. Afinal, são eles detém a tecnologia e condições de entrega, suporte, forma de licenciamento e garantia para que a APF possa comprar. A equipe de planejamento pode até definir o que quer, mas se o mercado não puder oferecer, a licitação fracassará. Na minha opinião é “ignorância” do gestor, não ouvir o mercado. Isso pode ser feito, no momento correto.

Apresentar conteúdos técnicos nos sites oficiais, mostrando quais as mudanças de mercado, comparativos fidedignos, produtos e serviços para o segmento governo, podem deixar o gestor confortável em tirar dúvidas técnicas com um fornecedor, dado seu nível de maturidade e profissionalismo. “Ouvir” o mercado é fundamental para conseguirmos atender a necessidade dos demandantes e consequentemente da sociedade, alinhado com a tecnologia adequada. E para quem especifica contratações, mais importante do que saber qual é solução é saber precisamente o que o demandante quer. E isso não se resolve necessariamente com uma compra. Depois que a demanda for compreendida e devidamente formalizada, o gestor deve buscar estudar as soluções e realizar pesquisa de preço, contatos e tirar dúvidas com o mercado, onde as interações são maiores. E claro, vença o melhor na fase do pregão.

2 – Quais são os principais erros dos fornecedores nos contratos?

Um cenário possível é a equipe de fiscalização que atua no contrato estar sintonizada para acompanhar o monitoramento da execução. Mas pode acontecer da equipe da contratada não esteja. O principal erro que avalio é priorizar um conjunto de pontos do edital (principalmente seguir a priori a especificação técnica) e ignorar outros (entrega, garantias, SLA). O contrato precisa ser executado em sua totalidade.

Outro erro é o foco “custe o que custar” no resultado, não importando o que tem que ser feito para atingir o objetivo. E esquecem que os técnicos da empresa são pessoas, deixando a equipe em sua capacidade máxima operacional. Sobrecarregar os funcionários, que muitas vezes trabalham desmotivados, por dois fatores: salário e carga de trabalho excessiva. Se o administrador da empresa, juntamente com o preposto, não tiverem sensibilidade de motivar a equipe e buscar engajamento, além de dividir as tarefas e equipe adequadamente, eles estarão prejudicando muito mais do que o funcionário, mas sua relação com o órgão, que perceberá o baixo desempenho da equipe e precisará glosar ou multar a empresa quando o funcionário não suportar mais e errar, ferindo um SLA.

O que me deixa preocupado é que mesmo tentando fazer o melhor, o funcionário ainda recebe a culpa e em alguns casos é demitido. Esse profissional se frustra e mal sabe o dono da empresa do dano que ele está causando a essa pessoa. Já pude presenciar a seguinte frase de um administrador de empresa: “Se ele ferir um SLA, o trocamos por outro”. Até quando ele (empresário) vai querer manter esse ciclo?

Dimensionar bem a equipe e proporcionar treinamento adequado, não só de competências técnicas, mas também de habilidades de interpessoais, pode ajudar a relação governo x fornecedor ser uma parceria mais sólida e com resultados diretos para o cidadão com relação a qualidade.

Fornecedor: Não subestime o tamanho da equipe para entregar a solução nem a capacidade da contratante em gerenciar o contrato. Equipe que elabora o TR: Colocar níveis de serviços muito apertados, poderá facilitar este tipo de prática pelo mercado. Saiba o que é ideal e escreva isso no TR. Por isso o bom senso, tanto do lado de cá, quando do lado de lá do balcão.

3 – Qual fase do processo o Pregoeiro deve ficar mais atento (onde a maioria dos erros ocorrem)?

Tive uma experiência com um pregão para aquisição de computadores do tipo “all in one” que não estava no meu “catálogo de riscos” e foi um belo aprendizado. Ao vencer o pregão para uma especificação, o licitante apresentou uma proposta “conforme edital” e enviou a lâmina do produto, conforme detalhamento técnico. Eu iria aceitar o produto, mas por precaução fui além e resolvi consultar o fabricante do produto, no site oficial. Ao entrar no site fui conferir as especificações e para minha surpresa ele tinha “adulterado” a lâmina do produto. Ou seja, usou um modelo do qual ele ofertou (que não atendia e colocou na lâmina deste produto um detalhamento técnico do qual ele atendia).

Ao perceber, eliminamos o fornecedor, que sequer reclamou. Na minha opinião, pareceu que ele tinha este equipamento em estoque e queria “desovar” no órgão do qual eu trabalhava. Uma das coisas que mais me deixa triste como gestor é a má fé de algumas empresas para vencer a qualquer custo. A vontade de ganhar supera o desejo de ser coerente com a entrega. É ai onde as coisas não funcionam. O certo dá certo. O errado dá errado.

Para mim, o maior risco é na fase de aceitação da proposta, baseado nas experiências que tive como membro de equipe de planejamento da contratação.

4 – Quais dicas você dá aos Pregoeiros para sair-se bem nas licitações?

O pregoeiro é por parte da equipe de TI, o “escudo do processo”. Confiamos na equipe de pregoeiros para que a fase externa, chamada de seleção do fornecedor, seja realizada com sucesso. Uma questão que pode otimizar muito as chances do pregão dar certo, é solicitar da equipe que confeccionou o TR as principais respostas para os esclarecimentos. Afinal, para processos complexos, como Aquisição de desktops (sim, a briga é feia!), Centrais de Serviço, Centrais telefônicas, Fábrica de Software, por exemplo, a quantidade de esclarecimentos e respostas a pedidos de impugnação pode ser tão grande que a equipe pode não conseguir atender os prazos. Portanto se o pregoeiro se antecipa e cobra da equipe essas informações, ela pode apoiar com mais segurança. O engajamento e alinhamento do pregoeiro com o integrante técnico e demandante (papéis definidos pela Instrução Normativa 04/2014 SLTI/ MP no contexto de contratações de Tecnologia da Informação) é importantíssimo para que a equipe colabore mutuamente para o sucesso do projeto de aquisição.

5 – Que dicas você dá ao gestor/fiscal para que o contrato seja cumprido de forma eficiente?

Direto ao ponto: Amarre a gestão de contratos ao Gerenciamento de Projetos. Monitore o cronograma de acordo com uma rotina. Questione o que você não sentir confiança e cobre a execução do contrato na hora que perceber o problema. Não adie problemas. Não negocie itens do contrato. Provoque ações da contratada, antes que se perca o controle e o contrato fique igual a um “caminhão desgovernado”.

Não se esqueça de vincular o pagamento do fornecedor ao níveis de serviço definidos e somente após a prestação do serviço. Se souber que será o gestor de um contrato com antecedência, tente ajudar no planejamento da contratação, para se antecipar a possíveis problemas. Você será o gestor!

Outra dica importantíssima: Não emita atestados de capacidade técnica, sem ter a garantia documental que o bem ou serviço foi entregue ou executado em sua totalidade. A redação de um atestado deve ser igual a do edital. Não emita atestados personalizados. Você vai se complicar.

Finalmente: Permita um clima amigável com a equipe de prestação do serviço ou entrega do bem. Empatia e gentileza faz alguns milagres, quando os problemas ficam muito complexos.

Um fator que destaco nas consultorias, treinamentos e na aplicação do Jogo de Contratações de TI* é o bom relacionamento com o fornecedor. Criar um ambiente saudável, colaborativo, e humanizado, mantendo o foco nos resultados, mas com prazos adequados no cronograma de execução vai proporcionar a empresa um clima mais propício ao sucesso do projeto.

Conheci um gestor que monitorava cada passo dos funcionários da empresa e dos servidores e isso causava um desconforto na equipe, que se sentia perseguida. Sem regras claras de como seria a gestão ou supervisão, cada dia era um susto novo. A empresa entregava, mas não por competência e sim por ameaças verbais ao gestor, que por sua vez, pressionava a empresa. Em pouco tempo, as pessoas saiam do projeto, por não aceitarem aquela conduta. Se sentiam ameaçadas e desrespeitadas por não poderem trabalhar da forma que elas entendiam ser mais adequada.

Ao invés do gestor adotar esse tipo de conduta ele pode fazer a cobrança de modo mais amigável: Definir um cronograma claro, com datas, atividades e responsáveis, com entregas e produtos específicos para cada etapa. Logo já será previsível as interações, evitando “sustos”. Deixar a regra do jogo clara antes, evita um clima ruim. Meu voto é mais liderança e menos chefia no gerenciamento de projetos e contratos.

O uso da gameficação para “premiar” os participantes do processo da equipe contratada tem sido uma ferramenta poderosa de engajamento e sucesso nos projetos. Já pensou em usar um jogo para fazer o trabalho ficar mais sério?

*Jogo e treinamento presencial com uso da metodologia de gamificação, desenvolvido para criar engajamento entre as lideranças de diferentes setores do órgão.

Entrevista Concedida em Fevereiro de 2016 ao Grupo Negócios Públicos

Jornalista: Willian Bittar

1. Qual a importância de pregoeiros e gestores de compras públicas participarem de um evento do porte do Congresso Brasileiro de Pregoeiros?

Se conectar com as principais iniciativas de melhoria do gasto público. Quando falamos de compras públicas, inevitavelmente pensamos e como melhorar ainda mais a eficácia do uso de recursos para o bem do cidadão. Estar no Fórum Nacional de Pregoeiros é uma oportunidade de revermos o modo que trabalhamos e abrir uma janela de oportunidades, ouvindo a experiência de outros gestores e com ela, melhorar o processo de trabalho do órgão do qual você trabalha.

2. Qual ou quais são seus temas de oficinas e/ou palestras no Congresso Brasileiro de Pregoeiros?

Falaremos do Contratações de TI. O Jogo. É uma palestra com os principais conceitos da fase de planejamento da contratação e envolve uma dinâmica que utiliza a gameficação para simular a realidade.

3. Do que trata cada tema? e quais as questões que serão abordadas em sua oficina e /ou palestra? (breve resumo do que o alunos irão ver)

A Palestra trata dos artefatos de planejamento: Documento de Oficialização da Demanda (DOD), do Estudo Técnico Preliminar (ETP), Análise de Riscos (AR) e Termo de Referência (TR). Ela é complementada com um jogo personalizado, desenvolvido exclusivamente para essa temática, onde quatro equipes, de diferentes órgãos públicos, irão competir para ver que leva o prêmio “Eficácia nas Contratações de TI”. Teremos muita emoção durante essa prática, que vai colocar os gestores em situações de tomada de decisão e de ficarem muito atentos aos “lobistas”, que são integrantes disfarçados que promoverão o erro e a discórdia nas equipes. Os integrantes precisarão se articular, justificar, defender seu posicionamento e claro, executar o plano diretor de TI para entrega ao pregoeiro, superando as dificuldades colocadas pelo jogo, que simula a dificuldade do gestor de TI em entregar o TR a área deles (Pregoeiros).

4. Alguma dica especial ao pregoeiro que envolve o oficina que ministrará?

O nosso intuito é aumentar a percepção do pregoeiro do que acontece na fase de Planejamento. Isso permite um maior engajamento de toda equipe no processo. Eles (pregoeiros) irão instruir a fase de Seleção do Fornecedor e muitas vezes precisam do apoio da área técnica. Queremos diminuir essa distância e formar lideranças compostas por Integrantes técnicos, demandantes, administrativos e pregoeiros que formarão um time imbatível para o sucesso do projeto de contratação. Queremos que o pregoeiro seja o “escudo” do processo nas impugnações e esclarecimentos.

A dica é: Venha se divertir com o planejamento de aquisições de TI!

Esperamos que o trabalho de vocês (pregoeiros) seja ainda mais fácil para licitações de bens e serviços de TI.

Entrevista concedida em Agosto para o Grupo Negócios Públicos

Como funciona a orientação de boas práticas, vedações e orientações para contratação de serviços de desenvolvimento e manutenção de software?

Antes de irmos direto ao ponto, cabe uma breve introdução ao nosso leitor. Estamos aqui nos referindo a uma evolução do processo de compras de bens e serviços de tecnologia pelo governo (Instrução Normativa 4/STI/MP). É um tema amplo, de significativa complexidade quando de sua implementação prática, mas que tem sido amadurecido muito com o trabalho de diversas organizações públicas, dentre elas a STI/MP e o TCU.

A orientação de boas práticas, vedações e orientações para contratação de serviços de desenvolvimento e manutenção de software (Fábrica de Software), complementa o estabelecido na portaria nº 20 de 2016 do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Essa portaria, revogou a antiga portaria 86.

A portaria nº 20 (nova), traz em seu escopo a importância do processo de planejamento ser alinhado ao PDTI. Ela recomenda que as contratações sejam aderentes as políticas de aquisição, substituição e descarte de equipamentos e ainda podem ter como referência, especificações técnicas disponibilizadas pela Secretaria de Tecnologia – STI, no sítio do governo eletrônico.

Os gestores devem ser considerar também os aspectos de aderência a requisitos de sustentabilidade, de posicionamento da tecnologia, de ciclo de vida, de uso da linguagem, de usabilidade, além de observar as boas práticas e vedações. A portaria indica também que devem ser consideradas as planilhas sobre contratações de TI, e suas adequações quando necessárias, sob ótica também da estimativa de preço público.

Adicionalmente, sob âmbito da experiência do governo, existem propostas de especificação técnica para bens de TI, como forma de ampliar o detalhamento e o caminho já percorrido para se atingir o objetivo de aquisição, claro realizando as adequações necessárias, por se tratar apenas de uma referência. dentre os bens, temos: Switches, Access points, Scanners, Monitores de Vídeos, Impressoras laser e térmica, e Desktops e Notebooks.

Atualmente foram publicadas orientações e vedações gerais e específicas. A orientação de boas práticas, vedações e orientações para contratação de serviços de desenvolvimento e manutenção de software (Fábrica de Software) é uma das orientações específicas, juntamente com a de serviços em nuvem.

Finalmente sobre a orientação de boas práticas, vedações e orientações para contratação de serviços de desenvolvimento e manutenção de software (Fábrica de Software), podemos dizer que ela funciona da seguinte forma:

Ela é um documento que sugere que antes de decidir pela contratação, a equipe deve realizar o Estudo Técnico Preliminar, sob ótica dos critérios:

  1. Software Público
  2. Software Livre
  3. Projetos similares na APF
  4. Consulta a STI sobre contratações conjuntas
  5. Analise de viabilidade de software Proprietário
  6. Analise do modelo de negócio escolhido: Software como Serviço (Software as a Service); Aluguel ou subscrição; ou Licença de uso.

Ou seja, quando se trata de contratações de serviço de desenvolvimento de software, recomenda-se que sejam realizadas por produto, por linguagem ou por área de negócio. Se não for possível por produto é recomendado a contratação do serviço com escopo aberto, na condição de que o Estudo Técnico Preliminar contenha definição de escopo que anteceda a abertura de cada projeto de desenvolvimento. Ainda assim, deve-se realizar as estimativas de todas as potenciais demandas para compor o escopo, que se iniciará com a ordem de serviço.

A orientação reforça ainda a validação da demanda prevista no PDTIC (Plano Diretor de Tecnologia da Informação e Comunicações). Caso não tenha, considerar que o comitê de Governança Digital ou de TIC, delibere. Na ausência deste, a autoridade máxima decidi sobre o prosseguimento do projeto.

A norma ainda evidencia a vedação para utilização de serviços contratados para desenvolvimento de softwares de atividades meio. Essa ação impede que ocorra uma dependência futura de um fornecedor em uma organização pública.

São exemplos de Software de atividade meio: Recursos Humanos, Portaria, Gestão de patrimônio, Ponto eletrônico, Controle de Frotas, Biblioteca.

Estes softwares devem ser preferencialmente adquiridos como software livre ou público, Software as a Service (SaaS) e em último caso, um software licenciado. Fica agora vedada a contratação de serviços de desenvolvimento e manutenção de software (Fábrica de Software) por meio de adesão a atas de registro de preços.

Quanto a diminuição de riscos no desenvolvimento de software, o órgão deve adotar um Processo de Desenvolvimento de Software, considerando os seguintes aspectos:

  1. Modelo de Processo de Software que pode ser obtido por meio do link: http://www.sisp.gov.br/pswsisp/wiki/guiapswsisp.
  2. Customização de um Processo de Software adequado à maturidade e cultura do órgão;
  3. Recomenda-se a especialização do Processo de Software considerando a complexidade das soluções a serem desenvolvidas;

O uso de metodologia de processo de software permite ainda a adoção do método ágil, ainda sim, seguindo as recomendações no guia de Projetos de Software com Práticas de Métodos Ágeis. O documento destaca também que as interações devem ser curtas e frequentes afim de diminuir riscos de negativas nas entregas, melhor acompanhamento contratual e uma melhor contrapartida financeira pelos produtos entregues. Para metodologias ágeis, o entendimento é que as iterações sejam de no máximo quatro semanas, e demandas de alta complexidade, no máximo seis meses.

Um tópico muito interessante que veio com essa orientação é a sugestão de o órgão se abster de contratar em caso de não possuir servidores suficientes, tanto em quantidade tanto em qualificação e capacidade, para aferição das exigências contratuais. Pode parecer obvio, mas quem nunca ouviu falar de organizações que contratam mas não conseguem gerir?

São citadas também a importância de se ter critérios de teste de qualidade, seguindo o modelo E-MAG do Governo Eletrônico a adoção de metodologia de análise e gerenciamento de requisitos, previsibilidade em edital dos direitos de propriedade, autorais código – fonte, modelos de dados e bases de dados, de modo que sejam disponibilizadas para Administração Pública Federal. Além disso, adotar procedimento para validação das planilhas de contagem de Ponto de Função.

Mas outro ponto de destaque da nova normativa é atender art. 19, inciso IV, da IN SLTI/MP nº 4, de 2014, de modo que se instituam métricas atreladas ao pagamento por resultado, alternativas ao ponto de função, que demanda contagem e podem incorrer em divergências de entendimentos, para serviços de portal web, implantação e configuração, gestão de conteúdo, que claramente não se enquadram como desenvolvimento ou manutenção de funcionalidades de um sistema.  Afinal, não adianta nada prever os pontos de função necessários e dado às dificuldades de contagem e divergências, o produto desejado não ser entregue.

Nada do que foi proposto pela orientação, não muda o rito do processo. Pelo contrário. Esta é mais uma forma de amarrar o processo com base na IN4 STI/MP e melhorar o processo de compra, para que os gestores demonstrem e comprovem suas intenções e necessidades, antes do uso de um recurso público.